A organização é o alicerse principal qua…

A organização é o alicerse principal quando duas mentes ou mais se unem para planejar ou executar algo que ainda não existe.

A gestão de mudanças e o por que é necessário mudar

A verdadeira crise é a crise da incompetência.

          Por que será que algumas empresas estão crescendo, conquistando melhores resultados, não só financeiros, como de desempenho e imagem; e outras não conseguem sair do mesmo lugar, sempre atrás de concorrentes mais inovadores e até baixando os preços para tentar conquistar mais clientes?? A resposta é: hoje em dia, para ser auto-sustentável e manter seu fluxo de caixa equilibrado, é preciso MUDAR, aplicar o processo de melhoria continua, praticar e implementar o espírito da inovação em cada um de seus colaboradores. Isso é o mínimo que deveria se fazer. Sua empresa é eficiente ou é Eficaz?. Leia e conclua você mesmo.

Albert Einsten tinha razão, em nenhuma época na historia da humanidade aconteceram tantas mudanças como nos últimos 30 anos, mesmo assim, ainda existem muitos empreendedores (e empresários) que são resistentes às mudanças. Algumas vezes o empresário se coloca a margem da organização, contratando serviços de consultoria inclusive para que os funcionários melhorem seu desempenho.

Não deveríamos pretender que as coisas mudem (melhorem) se sempre fazemos o mesmo. As dificuldades e a crise são a melhor benção que podem acontecer com as pessoas, porque elas trazem progresso. Se ainda tem dúvidas, vejamos. Na década de 80 foi feita uma pesquisa por Luis Grifalco quando ele levantou todas as patentes que foram registradas nos órgãos internacionais de patentes. Ele observou um padrão muito interessante:

Primeiro, havia pico de incidências de lançamentos de patentes. Existiam certos momentos em que as pessoas eram mais criativas e, por tanto, eram registradas mais patentes.
Segundo, curiosamente esses picos ocorriam em momentos de grande crise econômica e
Terceiro, ele constatou que a distância entre esses picos era de aproximadamente 55 anos.

Exatamente como previsto, considerando estas tendências, o último pico teve inicio na década de 1990, o qual está sendo impulsionado pela biotecnologia, a eletrônica, a ciência espacial.

A criatividade nasce da angústia, como o dia nasce da noite escura. É na crise que nascem as invenções, os descobrimentos e as grandes estratégias. Quem supera a crise, supera a si mesmo sem ficar «superado». Quem atribui à crise seus fracassos e penúrias, insulta o seu próprio talento e ainda passa a respeitar mais os problemas do que às soluções.

A verdadeira crise é a crise da incompetência. Outra evidencia de insanidade das pessoas e dos países é a esperança de encontrar as saídas e soluções fáceis. Sem crise não há desafios, sem desafios, a vida é uma rotina, uma lenta agonia. Sem crise não há mérito. É na crise que se aflora o melhor de cada um. Falar de crise é promovê-la, e calar-se sobre ela é exaltar o comodismo. Em vez disso, trabalhemos duro e com inteligência, seja humilde e reconheça que precisa de ajuda – você não é obrigado a saber tudo. Acabemos de uma vez com a única crise ameaçadora que existe que é a tragédia de não perseverar e continuar lutando para superá-la. Pense de que cada vez que “fracassa” está mais próximo do resultado desejado.

Agora, você não precisa do surgimento de uma crise para melhorar seu desempenho pessoal,  da equipe de trabalho e da organização, desenvolvendo inclusive seu potencial de liderança. Você deveria se questionar todos os dias “como posso melhorar meus resultados e da minha equipe?” e para fazer isso, você vai precisar de tempo – pelo menos uns 30 minutos. Este é o  problema da maioria dos empresários / empreendedores. Não tem tempo, ou seja, não é prioridade. É claro que você não pode deixar de atender seus clientes e de resolver os problemas operacionais (e de pessoal) da sua empresa. Estas questões são urgentes e exigem nossa atenção imediata, porém são justamente as tarefas importantes (as que não fazemos), as que vão prevenir futuros problemas e garantir melhores resultados. Se precisar de ajuda neste sentido, fale conosco.

Numerosos estudos confirmam que as organizações mais rentáveis e de reconhecido sucesso são aquelas que um dia questionaram seu desempenho. Por exemplo: Um estudo recente confirmou que pelo menos um 86% das melhorias em vendas e rentabilidade em geral foram resultados de mudanças realizadas na direção estratégica. As mudanças do mercado estão obrigando as empresas a mudar seu atual sistema de tomada de decisões, para um novo sistema que seja:

a) Mais rápido, com decisões tomadas por quem está mais perto do problema, e não através de uma complicada burocrática linha hierárquica;

b) Mais eficiente e eficaz, utilizando a inteligência de um número maior de pessoas, e não apenas a dos gerentes.

Somente através da aprendizagem, do desenvolvimento profissional de todos os membros da organização, é que se podem produzir melhorias (mudanças). É como disse Jacques Nasser da Ford, «O que faz que um processo de mudanças funcione, em uma empresa, é a educação empresarial». Não existem magias, soluções rápidas ou outro caminho diferente que seja eficaz e seguro. Se algum “consultor” afirmar isso, tenha cuidado!!

Por outro lado, se observamos qual a melhor forma para um líder desenvolver vantagens competitivas, vamos descobrir que na maioria dos casos, foi criando novas condições de trabalho, ou seja, que o crescimento da organização está baseado justamente naquilo que não é conhecido – SIGNIFICA MUDANÇAS !!! e quando não aprendemos a provocar e aproveitar as mudanças – em outras palavras, nos acomodamos – a própria natureza nos prepara situações catastróficas (econômicas, naturais, globais, etc) – são as chamadas crises, justamente para nos obrigar a utilizar nossa criatividade e inteligência, no desespero da sobrevivência e sair da mesmice e da inércia do dia-a-dia.

Por Federico Amory

O líder moderno arruma tempo para extrair o melhor de seus colaboradores

 

         como aplicar o tempo fez a diferença numa empresa do Rio de Janeiro. No inicio do trabalho de consultoria e desenvolvimento das habilidades de liderança da diretoria, o clima era de inveja, intrigas e hipocrisia. As pessoas não se entendiam e existia uma rivalidade entre o gerente comercial e financeiro. De fato parecia que existiam duas empresas num só local de trabalho.

 

Em qualquer situação na vida, você vai ter sempre pelo menos dois caminhos, e quase sempre um é pela inércia, ou seja, mais confortável, não exige esforço nenhum, é quase o obvio (o qual depende das crenças e paradigmas que tenha adquirido ao longo dos anos); e o outro é mais difícil, exige muito mais esforço, algumas vezes não é muito claro, mantemos uma resistência normal e ainda acreditamos que não vai dar certo. Uma coisa eu garanto, este último, vai fazer você crescer. Se você quer crescer, saia do comodismo, da zona de conforto.

 

Tentar se eficiente e eficaz é totalmente irrelevante se não sabe onde e como aplicar o tempo. É preciso dispor de objetivos e metas muito bem avaliadas e claras, onde não se tenha mais dúvida nenhuma. Uma forma simples para identificar estas prioridades é se perguntar quanto gostaria de ganhar por mês e dividir isto pelas 160 horas de trabalho. Uma vez identificado este valor (tem que ser um desafio e ao mesmo tempo viável de ser alcançado) determine que de agora em diante não fará nada que pague menos do que este valor por hora, multiplicado pelo tempo que poderia demorar.

 

O tempo é o principal recurso que dispomos para ganhar dinheiro, concorda? Então, como está utilizando seu tempo atualmente? Se você fosse analisar onde aplica seu tempo, com certeza ficaria surpreso com quantas atividades que são feitas por dia e que não tem tanta importância. Agora, para conhecer com precisão quais são essas atividades, precisa ter plena consciência delas, e para isso vai ser necessário fazer um registro detalhado delas.

 

A diferença entre os gestores que conseguem melhores resultados e os que não conseguem, mesmo trabalhando 18h por dia, está justamente em como administrar esse recurso precioso que é finito. É uma questão de identificar e trabalhar com prioridades.

 

Então, para aproveitar melhor o tempo, você deve conhecer com detalhes onde o está aplicando atualmente. Cuidado! A tendência geral é confiar na memória. Nesta hora é melhor desconfiar nela, ela poderá nos trair. Quando tiver registrada essa informação, procure responder o seguinte: as atividades que realizo diariamente são coerentes e impulsionam meus objetivos atuais?. Realmente estou aplicando o tempo em atividades relevantes e importantes?

 

Na realidade, o tempo não pode ser aumentado, dilatado, poupado, racionalizado (administrado), ou seja, não podemos manipular o tempo. O que podemos fazer de forma objetiva e realista é examinar como o aplicamos. O resultado final desta análise não vai ser uma técnica, nem uma fórmula mágica ou burocrática e sim o primeiro passo para o reconhecimento do que fazemos diariamente, comparado com o que deveríamos estar fazendo. Os resultados que temos atualmente são conseqüência do que fazemos e o que deixamos de fazer, daí, se não estamos gostando destes resultados, é preciso mudar. Ai vem a pergunta: o que preciso fazer para mudar, para ter melhores resultados?? Isto significa questionar alguns paradigmas que limitam nossas atitudes, significa abrir a mente para novos conhecimentos, crenças, funções, rotinas, etc. que nos levem em direção aos resultados que almejamos. Que funções, quais rotinas seriam essas?

 

Se você quer realmente ser um líder eficaz para os outros, comece sendo um melhor líder para você mesmo. Comece a se questionar e aplicar melhor seu tempo. Vamos iniciar por conhecer como aplica atualmente seu tempo.

 

Pegue uma agenda velha com espaço ou caderno e divida-o em intervalos de 15 ou 30 minutos, a partir da hora em que inicia sua agenda de trabalho, e determine que vai parar a cada hora para anotar o que fez. Não considere o tempo que leva para anotar.

 

Esta ação requer antes de tudo auto-disciplina e persistência, sem estas duas virtudes, vai ser difícil ir até o final, porém muito provavelmente vai se surpreender com os resultados.

 

Todos contamos com 168 horas semanais. Quantas horas dedica para o trabalho? Quantas para a família? Quantas para estudar e se manter atualizado? Quantas para cuidar da saúde? Quantas dedica para a vida espiritual?, etc. Em suas horas de trabalho, como distribui o tempo?

 

ü      Quanto tempo dedico para planejar, prever e atuar pró ativamente?

ü      Quanto tempo dedico para definir (por escrito) e atualizar minhas metas no trabalho?

ü      Quanto tempo dedico para os imprevistos e pendências?

ü      Quanto tempo dedico para priorizar minhas tarefas e até delegar outras?

ü      Tenho uma estratégia definida para evitar interrupções e procuro cumpri-la?

ü      Sou capaz de dizer NÃO quando preciso?

ü      Procuro arrumar um tempo para relaxamento e formas de evitar a tensão?

ü      Será que aplico adequadamente meu tempo?

 

 

Onze pontos importantes para melhorar o desempenho

 

1. Define claramente os objetivos e metas e seleciona os mais importantes;

2. Analisa como utilizas teu tempo;

3. Mantém sempre em teu bolso uma listagem das pendências;

4. Mantém sempre bem claro em tua mente um foco, o resultado prioritário, aquele desafio que você mesmo se colocou;

5. Planeje sempre seu dia, desde o dia anterior;

6. Procrastinar somente o secundário, aquilo que pode ser delegado, nunca a prioridade máxima e que somente você pode fazer;

7. Administre e acompanhe as tarefas que foram delegadas, inclusive até para testar a capacidade de cada subordinado;

8. Aprenda a dizer NÃO, as vezes é necessário, porém sempre que isto acontecer, explique por quê;

9. Acompanhe o trabalho diária (ou semanalmente) numa reunião rápida e objetiva;

10. Mantenha o foco no resultado almejado;

11. Não esqueça da pessoa mais importante.

 

Depois de três meses de trabalho, com reuniões semanais de 8 horas a diretoria da empresa, junto com sua equipe de gerentes, passaram a ser melhor avaliados pelos subordinados, fornecedores e clientes. «A diretoria  esta administrando melhor seu tempo», disse um dos principais  fornecedores da empresa. «Estão atuando mais pró ativamente, não mais esperam o problema acontecer para agir», falou um dos encarregados da empresa. «Na realidade estão tendo tempo para extrair o melhor de cada colaborador e ajudá-los a se realizar profissionalmente . .  é uma situação nunca antes vista aqui na empresa». Este é o resultado de um trabalho árduo e complexo, pois exige sair da zona de conforto, quebras de paradigmas e uma afinidade com as mudanças, tão necessárias nas empresas modernas. E na sua empresa, como funciona a sua diretoria??

(*) Por Federico Amory

Líder principal da Eficaz Consultoria de Gestão (Amory Serviços S/C Ltda.) – http://www.empresa-eficaz.com.br.  –    E-mail: ee@empresa-eficaz.com.br.