O líder moderno arruma tempo para extrair o melhor de seus colaboradores

 

         como aplicar o tempo fez a diferença numa empresa do Rio de Janeiro. No inicio do trabalho de consultoria e desenvolvimento das habilidades de liderança da diretoria, o clima era de inveja, intrigas e hipocrisia. As pessoas não se entendiam e existia uma rivalidade entre o gerente comercial e financeiro. De fato parecia que existiam duas empresas num só local de trabalho.

 

Em qualquer situação na vida, você vai ter sempre pelo menos dois caminhos, e quase sempre um é pela inércia, ou seja, mais confortável, não exige esforço nenhum, é quase o obvio (o qual depende das crenças e paradigmas que tenha adquirido ao longo dos anos); e o outro é mais difícil, exige muito mais esforço, algumas vezes não é muito claro, mantemos uma resistência normal e ainda acreditamos que não vai dar certo. Uma coisa eu garanto, este último, vai fazer você crescer. Se você quer crescer, saia do comodismo, da zona de conforto.

 

Tentar se eficiente e eficaz é totalmente irrelevante se não sabe onde e como aplicar o tempo. É preciso dispor de objetivos e metas muito bem avaliadas e claras, onde não se tenha mais dúvida nenhuma. Uma forma simples para identificar estas prioridades é se perguntar quanto gostaria de ganhar por mês e dividir isto pelas 160 horas de trabalho. Uma vez identificado este valor (tem que ser um desafio e ao mesmo tempo viável de ser alcançado) determine que de agora em diante não fará nada que pague menos do que este valor por hora, multiplicado pelo tempo que poderia demorar.

 

O tempo é o principal recurso que dispomos para ganhar dinheiro, concorda? Então, como está utilizando seu tempo atualmente? Se você fosse analisar onde aplica seu tempo, com certeza ficaria surpreso com quantas atividades que são feitas por dia e que não tem tanta importância. Agora, para conhecer com precisão quais são essas atividades, precisa ter plena consciência delas, e para isso vai ser necessário fazer um registro detalhado delas.

 

A diferença entre os gestores que conseguem melhores resultados e os que não conseguem, mesmo trabalhando 18h por dia, está justamente em como administrar esse recurso precioso que é finito. É uma questão de identificar e trabalhar com prioridades.

 

Então, para aproveitar melhor o tempo, você deve conhecer com detalhes onde o está aplicando atualmente. Cuidado! A tendência geral é confiar na memória. Nesta hora é melhor desconfiar nela, ela poderá nos trair. Quando tiver registrada essa informação, procure responder o seguinte: as atividades que realizo diariamente são coerentes e impulsionam meus objetivos atuais?. Realmente estou aplicando o tempo em atividades relevantes e importantes?

 

Na realidade, o tempo não pode ser aumentado, dilatado, poupado, racionalizado (administrado), ou seja, não podemos manipular o tempo. O que podemos fazer de forma objetiva e realista é examinar como o aplicamos. O resultado final desta análise não vai ser uma técnica, nem uma fórmula mágica ou burocrática e sim o primeiro passo para o reconhecimento do que fazemos diariamente, comparado com o que deveríamos estar fazendo. Os resultados que temos atualmente são conseqüência do que fazemos e o que deixamos de fazer, daí, se não estamos gostando destes resultados, é preciso mudar. Ai vem a pergunta: o que preciso fazer para mudar, para ter melhores resultados?? Isto significa questionar alguns paradigmas que limitam nossas atitudes, significa abrir a mente para novos conhecimentos, crenças, funções, rotinas, etc. que nos levem em direção aos resultados que almejamos. Que funções, quais rotinas seriam essas?

 

Se você quer realmente ser um líder eficaz para os outros, comece sendo um melhor líder para você mesmo. Comece a se questionar e aplicar melhor seu tempo. Vamos iniciar por conhecer como aplica atualmente seu tempo.

 

Pegue uma agenda velha com espaço ou caderno e divida-o em intervalos de 15 ou 30 minutos, a partir da hora em que inicia sua agenda de trabalho, e determine que vai parar a cada hora para anotar o que fez. Não considere o tempo que leva para anotar.

 

Esta ação requer antes de tudo auto-disciplina e persistência, sem estas duas virtudes, vai ser difícil ir até o final, porém muito provavelmente vai se surpreender com os resultados.

 

Todos contamos com 168 horas semanais. Quantas horas dedica para o trabalho? Quantas para a família? Quantas para estudar e se manter atualizado? Quantas para cuidar da saúde? Quantas dedica para a vida espiritual?, etc. Em suas horas de trabalho, como distribui o tempo?

 

ü      Quanto tempo dedico para planejar, prever e atuar pró ativamente?

ü      Quanto tempo dedico para definir (por escrito) e atualizar minhas metas no trabalho?

ü      Quanto tempo dedico para os imprevistos e pendências?

ü      Quanto tempo dedico para priorizar minhas tarefas e até delegar outras?

ü      Tenho uma estratégia definida para evitar interrupções e procuro cumpri-la?

ü      Sou capaz de dizer NÃO quando preciso?

ü      Procuro arrumar um tempo para relaxamento e formas de evitar a tensão?

ü      Será que aplico adequadamente meu tempo?

 

 

Onze pontos importantes para melhorar o desempenho

 

1. Define claramente os objetivos e metas e seleciona os mais importantes;

2. Analisa como utilizas teu tempo;

3. Mantém sempre em teu bolso uma listagem das pendências;

4. Mantém sempre bem claro em tua mente um foco, o resultado prioritário, aquele desafio que você mesmo se colocou;

5. Planeje sempre seu dia, desde o dia anterior;

6. Procrastinar somente o secundário, aquilo que pode ser delegado, nunca a prioridade máxima e que somente você pode fazer;

7. Administre e acompanhe as tarefas que foram delegadas, inclusive até para testar a capacidade de cada subordinado;

8. Aprenda a dizer NÃO, as vezes é necessário, porém sempre que isto acontecer, explique por quê;

9. Acompanhe o trabalho diária (ou semanalmente) numa reunião rápida e objetiva;

10. Mantenha o foco no resultado almejado;

11. Não esqueça da pessoa mais importante.

 

Depois de três meses de trabalho, com reuniões semanais de 8 horas a diretoria da empresa, junto com sua equipe de gerentes, passaram a ser melhor avaliados pelos subordinados, fornecedores e clientes. «A diretoria  esta administrando melhor seu tempo», disse um dos principais  fornecedores da empresa. «Estão atuando mais pró ativamente, não mais esperam o problema acontecer para agir», falou um dos encarregados da empresa. «Na realidade estão tendo tempo para extrair o melhor de cada colaborador e ajudá-los a se realizar profissionalmente . .  é uma situação nunca antes vista aqui na empresa». Este é o resultado de um trabalho árduo e complexo, pois exige sair da zona de conforto, quebras de paradigmas e uma afinidade com as mudanças, tão necessárias nas empresas modernas. E na sua empresa, como funciona a sua diretoria??

(*) Por Federico Amory

Líder principal da Eficaz Consultoria de Gestão (Amory Serviços S/C Ltda.) – http://www.empresa-eficaz.com.br.  –    E-mail: ee@empresa-eficaz.com.br.

Em tempos de crise Crie $

 

Em tempos de crise também se cresce . . . Como?

 

Basta estar preparado com:

1. Uma equipe criativa, integrada e comprometida com resultados;
2. Um modelo de gestão comprovadamente eficiente e eficaz e
3. Uma liderança que aponte o caminho e saiba extrair o máximo das pessoas.

 

Sua empresa não tem isso?

Provavelmente é por que na época de vacas gordas a direção da empresa considerou um gasto desnecessário contratar ajuda externa e se preparar melhor. Talvez pensaram igual que o técnico Zagalo quando declarou: “em time que está ganhando não se mexe”. Quando se trata de negócio essa máxima é totalmente contrária ao que as grandes empresas aplicam, e é justamente por isso que elas são e continuam sendo líderes de mercado.

 

Os gestores das empresas de classe mundial sabem de que nunca está ótimo, sempre é possível melhorar, agregar valor para o cliente, contribuir melhor para o meio ambiente e para os próprios funcionários. O limite da nossa criatividade somos nós mesmos que determinamos, com crenças e máximas desse tipo.

 

Se você tem pelo menos uma das condições anteriores, já dá para passar melhor a crise, e claro, se tiver as três, melhor ainda.

 

Lamentavelmente a gente que atende vários tipos de organizações, sabe de que as empresas que podem dizer que dispõe das três condições, podem ser contadas, aqui no Brasil, com os dedos da mão. A grande maioria passam o tempo todo “apagando incêndios”. Nunca tem tempo para planejar e pensar um pouco como melhorar seu desempenho, sua participação no mercado, suas margens de lucro; algumas ainda com muita dificuldade conseguem projetar-se 12 meses na frente, fazendo um planejamento estratégico, mas aí, se deparam com mil e um problemas para colocá-lo para funcionar, por que? Porque não tem estrutura e nem cultura para isso. É preciso criar primeiro os alicerces na organização.

É esse o trabalho que estamos desenvolvendo em empresa de Niterói, estado do Rio de Janeiro. A diretoria da empresa entendeu, depois de várias tentativas sem sucesso, de que precisava de ajuda de profissionais da área de gestão do negócio. De inicio foi realizado um diagnóstico organizacional, a fim de avaliar todas as áreas e processos e sua capacidade de enfrentar crises e se adequar rapidamente ao mercado. A pontuação final do laudo técnico foi de 28,9%, cuja pontuação de referência gira em torno de 87%, ou seja, identificamos (e mostramos com fatos e dados concretos) uma lacuna significativa a ser preenchida.

 

O trabalho ainda está em execução, mas algumas melhorias no desempenho da organização já foram confirmadas, depois de seis meses de trabalho.

 

Essa visão do mercado é que algumas vezes falta no líder principal da pequena e media empresa, o que se constitui a principal causa do fechamento de muitas empresas no país.

 

 

(*) Federico amory

Líder principal da Amory serviços S/C Ltda.; consultor, instrutor e escritor sobre gestão, especialista em re-estruturação organizacional e desenvolvimento de equipes. http://www.empresa-eficaz.com.br – mail to: ee@empresa-eficaz.com.br